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5 consigli per gestire le conseguenze dell’assenza del personale.

Creato da: ADP Italia on 16 maggio 2016 in Human Capital Management

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Gestire l’assenteismo è diventato un elemento critico della gestione delle risorse umane. Ogni giorno che passa sta diventando sempre più complicato applicare in maniera uniforme e costante le leggi federali e statali sull’assenteismo e allineare queste regolamentazioni con le varie politiche organizzative.

Le conseguenze dell’assenza dei dipendenti possono essere impressionanti. Secondo il recente Gallup-Healthways Well-Being Index(1) i costi annui relativi alla perdita di produttività dovuta all’assenteismo negli Stati Uniti sono pari a 84 miliardi di dollari (77,3 miliardi di euro). Nonostante i costi annuali associati all’assenteismo varino di settore in settore, la perdita più consistente è stata registrata a livello professionale: 24,2 miliardi di dollari (22,3 miliardi di euro).

Ci sono costi diretti e indiretti dell’assenteismo che possono avere un impatto a cascata su salari, attività e benefit – oltre alla perdita di produttività. Le ragioni per le quali un dipendente richiede un congedo sono tante e possono andare dall’infortunio alla malattia, passando per gravidanza, maternità, adozione, affidamento o cura degli anziani, solo per citarne alcune.

Il monitoraggio delle assenze dei dipendenti è particolarmente complesso e difficile per i lavoratori assunti con un contratto part-time, intermittente o a ore. Altrettanto complicati sono la gestione e il monitoraggio dei congedi richiesti in modo continuativo e intermittente.

Potenzialmente, il monitoraggio di queste assenze può diventare parte di una procedura di controllo in un’inchiesta dell’Agenzia delle Entrate o del Ministero del Lavoro o può essere usato per rispondere a richieste provenienti dal settore pubblico o privato.

Ecco 5 consigli che possono aiutarvi a ridurre il rischio, semplificare la complessità e migliorare la vostra esperienza e quella dei vostri dipendenti:

  1. Comunicare spesso. Diversi studi hanno dimostrato che il tasso di assenteismo ha una stretta correlazione con le politiche di comunicazione adottate in azienda. Nei casi in cui i dipendenti si sentivano inclusi nel dialogo, i tassi di assenteismo risultavano inferiori alla media. Una comunicazione chiara e costante con i vostri dipendenti su queste politiche – su come stanno cambiando e su come queste possono influire sulle loro vite – può quindi potenzialmente ridurre il numero di assenze. Migliorare le comunicazioni può anche rassicurare i dipendenti aiutandoli a sentirsi più consapevoli dei loro diritti e dei loro obblighi.
  2. Formare i manager. Le società hanno bisogno di assicurarsi che i loro manager di prima linea siano in grado di capire quando un lavoratore è legittimamente autorizzato a lasciare il lavoro, secondo quanto stabilito dalle politiche aziendali, statali o federali. Alcune ragioni tipiche per le quali i dipendenti si assentano dal lavoro sono la malattia, la cura dei figli, l’assistenza agli anziani e gli infortuni. Potreste aver bisogno di organizzare delle sessioni di formazione in merito alle politiche e ai regolamenti sul congedo dei lavoratori, per essere sicuri che i manager siano aggiornati sulle loro sfumature e che possano applicarli in modo coerente e accurato.
  3. Migliorare il monitoraggio delle assenze. I datori di lavoro che non sono in grado di monitorare adeguatamente e accuratamente le assenze e i congedi possono subire significative riduzioni nella produttività e nella qualità del lavoro, oltre a esposi inavvertitamente a potenziali lamentele dei dipendenti. Questo è particolarmente vero quando si tratta di monitorare i permessi dei lavoratori part-time o assunti con contratti intermittenti per i quali – ancora in molte aziende – la registrazione avviene manualmente, usando fogli Excel o gestita tramite il software interno. Poter contare su un servizio esterno di gestione delle risorse umane integrato con l’ufficio di contabilità può semplificare enormemente questo compito.
  4. Allineare le risorse umane con le esigenze operative. Una delle sfide più grandi che i manager delle risorse umane devono affrontare è quella che consiste nel riuscire ad offrire maggior valore strategico alle loro organizzazioni. A questo proposito, un articolo del numero di giugno-luglio dell’Harvard Business Review® (2) intitolato “Le persone prima della strategia: un nuovo ruolo per il direttore delle risorse umane” (“People Before Strategy: A New Role for the CHRO”) ha esaminato proprio questo tema, affermando: “Il direttore delle risorse umane deve diventare un vero e proprio partner strategico dell’amministratore delegato”. L’applicazione di questo concetto alla gestione delle assenze dei dipendenti richiede un dialogo tra risorse umane, finanza e dipartimento operativo per allineare le aspettative e stabilire gli obiettivi. Le vostre valutazioni dovrebbero concentrarsi sull’analisi dell’esistenza di un’integrazione tra risorse umane, fase operativa, sistemi di programmazione, gestione dei congedi, gestione del tempo di lavoro, soluzioni per il rispetto della salute e gestione del personale. L’analisi può includere anche il livello di aderenza dell’attività aziendale alle leggi federali e statali sui congedi e la verifica che la mancanza di strumenti di controllo o il timore di eventuali conflitti stiano avendo un impatto sull’azienda.
  5. Introdurre strumenti self service. Offrire ai vostri manager una soluzione completa per la gestione delle assenze può ridurre di molto l’impatto che i congedi possono avere sull’azienda. Un sistema completo dovrebbe permettere ai manager delle risorse umane, tra le altre cose, di registrare facilmente una presenza intermittente, controllare lo storico delle assenze di un dipendente ed essere certi che tutte le informazioni richieste vengano fornite tempestivamente e in modo appropriato. I dipendenti dovrebbero essere in grado di richiedere un permesso, di visualizzare il proprio calendario dei congedi, di controllare le politiche di tutela del lavoro e di gestire le attuali richieste di permessi. Idealmente, tutte queste funzionalità dovrebbero essere ospitate su un sito internet accessibile 24 ore su 24 dagli utenti.

I datori di lavoro possono aiutare a ridurre l’impatto delle assenze integrando i sistemi di gestione delle risorse umane, della finanza e delle operazioni aziendali in un sistema di gestione olistico del capitale umano (HCM). I sistemi HCM più efficaci possono offrire:

  • Una visione olistica delle informazioni relative a un dipendente con una completa procedura di controllo.
  • La capacità di raccogliere una serie di informazioni da fonti diverse per ogni caso specifico.
  • Notifiche proattive sui livelli critici di conformità
  • La capacità di gestire le informazioni oltrepassando i tradizionali confini funzionali, come salari, benefici e orari.

Forse è venuto il momento di valutare le politiche della vostra azienda e il modo in cui sono allineate ai regolamenti federali e statali, in maniera tale da stabilire se i vostri sistemi di gestione delle risorse umane siano all’altezza del compito.

FONTI

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TAGS: assenteismo gestione presenze Human Capital management

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