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Come gestire efficacemente il libro paga a livello internazionale?

Creato da: ADP Italia on 18 marzo 2016 in Innovation & Technology

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Povero vecchio libro paga. Puoi fare tutto bene per 100 volte e nessuno che ti ringrazi. Ma basta sbagliare una volta che… si salvi chi può! E, in effetti, riesci a pensare a una funzione più importante della gestione del libro paga per quanto concerne i rapporti direzione-dipendenti? Scommetto di no. Tutti i moderni fronzoli dell’HR – dai programmi per incentivare l’uso della bicicletta per recarsi al lavoro, al caffè gratuito, all’abbonamento alla palestra – impallidiscono di fronte al fatto di venir pagati puntualmente e correttamente (anche se bisogna dire che il caffè gratuito si piazza secondo di stretta misura…).

Il libro paga a livello internazionale

Ma gestire efficacemente il libro paga non è facile come aggiornare un foglio elettronico di tanto in tanto. Magari lo fosse. È un equilibrio tra compliance e riduzione del rischio che cambia in continuazione e che richiede la capacità di rimanere al passo con la tecnologia HR, le complesse normative e le politiche pubbliche. Incide su tutto: dalle retribuzioni alle indennità, dai programmi di assistenza sanitaria a quelli pensionistici.

Per le organizzazioni che dispongono di una sola sede si tratta di un’attività piuttosto complessa, ma diventa di una difficoltà pazzesca quando si tratta aziende globali. Man mano che le aziende si espandono all’estero, finiscono con l’ereditare nuovi strumenti e nuovi sistemi di HR, l’efficienza cala e il rischio di errori aumenta. Le aziende globali gestiscono mediamente oltre 32 sistemi di libro paga – praticamente l’arte del giocoliere applicata all’ambito aziendale. E anche se davvero riuscissero a padroneggiare queste abilità circensi, o a modificare i sistemi di cui già dispongono per accogliere i nuovi dipendenti, quegli stessi sistemi dovrebbero comunque fare i conti con una diversa normativa del diritto del lavoro, diversi diritti e una diversa fiscalità per ogni nuova giurisdizione.

Gestire efficacemente i costi dell’HR

I costi per dipendente che è necessario accollarsi per fare tutto ciò, crescono costantemente di anno in anno. Quella del libro paga globale è un’equazione davvero complessa da risolvere. Infatti, secondo Ernst & Young, il 55% delle aziende multinazionali dubita che riuscirà mai a trovare una soluzione per la gestione del libro paga che soddisfi davvero le proprie esigenze. Come se tutto ciò non bastasse, c’è il problema dell’infrastruttura tecnologica necessaria, che può diventare davvero costosa quando un’azienda opera in più sedi in tutto il mondo.

Eppure, HR e gestione del libro paga possono funzionare in maniera armonica sfruttando i vantaggi legati alla standardizzazione e all’automazione. Lavorare con un singolo fornitore e implementare un sistema di Gestione del Capitale Umano basato sul cloud aiuterà le organizzazioni a fare passi avanti e a ridurre ulteriormente i costi. La complessità insita nella gestione di un libro paga globale può rallentare il ritmo dell’espansione in nuovi redditizi mercati, limitando così le opportunità di crescita. Lavorando con un partner globale HCM che disponga di una competenza a livello locale, le aziende possono trasferire rischi e responsabilità ad un fornitore terzo. Così facendo, non solo ci si garantisce la compliance su tutti i mercati, ma si rende il processo di espansione più semplice, veloce ed efficiente.

Il potere della standardizzazione e dell’automazione

Standardizzando, automatizzando ed esternalizzando, la gestione del libro paga può trasformarsi da una costante preoccupazione ad un asset strategico. Quando questa funzione non è strutturata correttamente, i costi di gestione del libro paga, combinati con quelli per la gestione del personale e delle indennità, può finire per ammontare al 35% dei costi totali dell’HR.

Più di due terzi dei responsabili HR dichiarano di desiderare un coordinamento e un accorpamento della gestione del libro paga e dei sistemi di HR in tutto il mondo. Concepiscono un sistema globale di gestione dell’HR e del libro paga come parte integrante del processo di espansione internazionale.

La soluzione proposta da ADP per la gestione di un libro paga globale, per esempio, comprende esperti locali presenti sul campo in oltre 100 Paesi per far fronte alle esigenze della clientela. Armonizzando la gestione del libro paga e dell’HR tra diversi sistemi e strumenti, culture e lingue, garantisce, allo stesso tempo, la compliance con leggi, contratti, contratti collettivi, sistemi previdenziali e normative fiscali che cambiano rapidamente e sono diverse da Paese a Paese, e, in alcune aree del mondo, persino da città a città.

Alla fin fine, HR e gestione del libro paga sono attività che condividono il medesimo obiettivo – assistere le persone all’interno di un’organizzazione. Si potrebbe dire che l’HR costituisca la spina dorsale dell’azienda, mentre la gestione del libro paga rappresenta la modalità fondamentale per riconoscerne la risorsa più importante. Per essere d’aiuto ai propri dipendenti, l’HR deve cercare di far convergere queste funzioni in un modello più integrato. Una gestione armonica dell’HR e del libro paga rappresenta la pietra angolare dell’attività di gestione del capitale umano, dal momento che permette all’organizzazione di ottenere importanti informazioni sulla forza lavoro, di diventare più produttiva e di raggiungere i propri obiettivi strategici. Per non parlare del sollievo di non doversi più preoccupare di sbagliare. Non sei d’accordo?

Per trovare altre idee su come implementare un’efficace strategia di gestione del libro paga globale dai un’occhiata al nostro sito Web.

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TAGS: automazione HR HCM HR standardisation Human Capital management Payroll payroll globale payroll internationale tecnologia

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