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Comunicazione HR: come far conoscere le nuove iniziative?

Creato da: ADP Italia on 27 giugno 2016 in Human Capital Management

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Le attività di comunicazione delle HR non sono importanti solo per selezionare e assumere nuovi collaboratori, ma sono vitali per la continuità dell’interazione con il personale in organico. Una delle sfide più difficili che si pongono ai responsabili HR è garantire il coinvolgimento attivo dei dipendenti nei progetti aziendali. La tattica più efficace per affrontare questa sfida consiste nel creare una cultura organizzativa che esalta i valori della fiducia, del dialogo aperto e della correttezza, valori messi in pratica anzitutto dal management, come evidenzia una ricerca condotta dalla Society for Human Resource Management (1).

Se l’azienda è impegnata ad attuare nuove iniziative per fidelizzare i collaboratori più preziosi, è indispensabile tenerne informati i dipendenti con comunicazioni regolari. L’innovativa politica sul telelavoro, l’accesso al centro fitness e altri esclusivi vantaggi extra servono a ben poco se i dipendenti ne sono all’oscuro o non sanno come fruirne. Ed è qui che entrano in gioco le attività di comunicazione delle HR.

I quattro principi illustrati di seguito sono utili per realizzare una comunicazione efficace che renda i dipendenti consapevoli degli sforzi compiuti dall’azienda per fare meglio della concorrenza e offrire condizioni di lavoro ottimali.

  1. Rispettare i tempi dei dipendenti

Per quanto apprezzino le iniziative e i vantaggi che le HR studiano su misura per le loro esigenze, i dipendenti hanno un lavoro da svolgere – e più professionali si impegnano a fondo per farlo bene. Un bombardamento di messaggi dalle HR potrebbe rivelarsi un fattore di distrazione piuttosto sgradito, che rischia di infastidirli tanto da costringerli a “fare i sordi”.

È opportuno pertanto sorvegliare la frequenza di queste comunicazioni e ridurla al minimo. Se l’ufficio Corporate Communications pubblica una newsletter bisettimanale o mensile, non sarebbe una cattiva idea usarla come veicolo delle comunicazioni HR.

Da evitare invece il ricorso ai colloqui di persona, perché rubano tempo a tutti e le informazioni spesso possono essere comunicate con uguale efficacia usando altri mezzi meno invadenti (come webinar o comunicazioni elettroniche).

  1. Usare una varietà di formati

Non esiste un’unica strada che porta all’efficacia della comunicazione HR. A dire il vero, un approccio diversificato potrebbe essere l’alternativa più valida per coinvolgere le varie tipologie di dipendenti. Secondo lo studio The Evolution of Work (2) condotto da ADP, il 79% degli intervistati valuta positivamente la tecnologia che “consentirà di approfondire i legami tra le persone, annullando ancora di più le distanze spazio-temporali”. Sarebbe pertanto prudente sondare le opinioni dei dipendenti per capire come vorrebbero essere informati e quali tecnologie di comunicazione considerano utili. Preferenze a parte, nell’odierno mondo del lavoro le comunicazioni digitali — SMS, e-mail, video e webinar — dovrebbero occupare un posto importante nella strategia delle HR, da usare in combinazione con i più tradizionali materiali cartacei.

Melcrum (3), società specializzata nelle tecnologie di comunicazione, offre una guida ai canali di comunicazione che chiarisce quali formati sono più indicati per trasmettere i vari tipi di messaggi e informazioni. Il consiglio? Scegliere “il canale di comunicazione che meglio consente di raggiungere lo scopo voluto, ad esempio di sensibilizzazione o coinvolgimento dei dipendenti”.

  1. Essere disponibili

Anche quando i responsabili HR credono di aver pensato a tutto, i dipendenti potrebbero aver bisogno di maggiori chiarimenti. Le comunicazioni dovrebbero pertanto includere informazioni su come trovare risposta a eventuali domande. Secondo l’ADP Research Institute, solo la metà circa dei dipendenti giudica la ricerca di risposte alle domande sulla gestione HR (4) “molto” o “estremamente” facile. È preferibile prevedere una soluzione per semplificare e velocizzare il processo, come un indirizzo e-mail dedicato o un account Twitter che sarà monitorato e utilizzato per rispondere tempestivamente a tutti i quesiti.

  1. Non perdere di vista gli obiettivi

Con ogni singola comunicazione, i responsabili HR dovrebbero tenere ben presenti gli obiettivi da raggiungere e i risvolti positivi che comportano per i dipendenti. Anziché condividere le informazioni in maniera indiscriminata, è bene definire gli obiettivi prioritari prima ancora di iniziare – e accertarsi che siano rilevanti agli occhi dei dipendenti.

Ad esempio, per presentare un nuovo collega, spiegare in che modo contribuirà al successo dell’azienda o collaborerà con gli altri dipendenti e dipartimenti. Per rendere nota la disponibilità di una nuova opzione di pianificazione flessibile del lavoro, descriverne il meccanismo che consentirà a più persone di portare a termine i propri compiti, contribuendo così a migliorare la produttività di tutti. Evitare di presentare informazioni fuori contesto: individuare ad esempio i vantaggi che una nuova iniziativa offrirà ai dipendenti e illustrare chiaramente in che modo gli interessati ne trarranno beneficio.

Una comunicazione regolare e costante è l’unico modo di tenere i dipendenti informati sulle iniziative messe in atto dalle HR nel loro interesse. Anche il graduale miglioramento dell’ambiente di lavoro, che diventerà sempre più stimolante e produttivo, dovrà essere comunicato con costanza ed efficacia per massimizzare la consapevolezza generale dei progressi compiuti e la percezione di una connettività capillare su scala aziendale.

Per maggiori informazioni sulle attività di comunicazione delle HR, scaricare il report: Evolution of Work: The Changing Nature of the Global Workplace (2).

 

FONTI:

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TAGS: comunicazione HR Comunicazioni digitali nuove iniziative

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