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L’impatto dell’assenteismo sull’organizzazione aziendale.

Creato da: ADP Italia on 30 maggio 2016 in Time & Labor

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Ho sempre aspettato con impazienza l’autunno. Le temperature sono ancora miti e le serate sono ancora lunghe. Rimanere concentrati sul lavoro può essere certamente difficile quando fuori c’è una bella giornata. È anche una problematica aziendale rilevante per i nostri clienti perché vanno incontro a casi di assenze, pianificate o meno, da parte di chi sfrutta al massimo il bel tempo, finché dura.

Molte aziende stanno scoprendo che con una corretta comunicazione, strumentazione e prassi, è possibile identificare e affrontare le cause profonde delle assenze non pianificate, reagire all’assenteismo in modo più tempestivo, prendere decisioni migliori per garantire la continuità operativa e controllare costi inutili.

È importante tenere conto dell’impatto delle assenze e attuare strategie su come renderle una priorità aziendale. L’assenza ha degli effetti sul costo del lavoro, sugli straordinari, sulla produttività e sulla soddisfazione dei dipendenti. Ad esempio, secondo la relazione Total Financial Impact of Employee Absences della SHRM (Society for Human Resource Management):

  • Circa l’80% delle aziende utilizza gli straordinari come modo per coprire almeno una parte delle assenze. Il costo totale di questo lavoro straordinario corrisponde al 2% della busta paga.
  • In media, la perdita di produttività dovuta alla sostituzione dei lavoratori – un costo indiretto dell’assenza – è del 31,1%.
  • I dirigenti trascorrono una media di 4,2 ore alla settimana (un decimo della loro settimana di lavoro) occupandosi delle assenze. Ciò equivale a 210 ore all’anno per ogni dirigente.

Se l’assenteismo costituisce una problematica per la vostra azienda, ecco tre modi per aiutarvi a gestirlo:

Istituire programmi che incoraggino la presenza. Prendete in considerazione la creazione di orari più flessibili che tengano conto delle preferenze dei dipendenti, consentendogli di soddisfare gli impegni personali senza sacrificare la produttività. Chiedere suggerimenti ai dipendenti, per comprendere le esigenze dell’organizzazione aziendale e comunicare con chiarezza le politiche relative alla flessibilità oraria, aiuterà a ottenere consenso e adesione.

Secondo il Working Mother Research Institute, negli Stati Uniti tutte le aziende che hanno stilato la lista Best Companies for Hourly Workers – comprese, tra altre grandi aziende, Best Buy®, Marriott®, Mercy Health System® e GM® – offrono orari flessibili ad alcuni dipendenti e il 68% dei lavoratori che ne hanno diritto ne usufruiscono. In effetti, molti datori di lavoro stanno scoprendo che con l’adozione di orari di lavoro flessibili stanno incoraggiando il coinvolgimento dei dipendenti e attirando i migliori talenti.

Valutare la possibilità di “diventare mobili”. Utilizzare dispositivi mobili per monitorare l’orario consente ai dipendenti di comunicare in modo più comodo e tempestivo eventi imprevisti, come la malattia di un figlio o un’emergenza familiare. Tutto ciò può aiutare il dipendente ad alleviare lo stress delle più lunghe procedure di notifica manuali e i manager a trovare sostituti adeguati in modo più efficiente.

Queste soluzioni mobili consentono continue modifiche anche mentre i supervisori e i lavoratori sono fuori sede. La disponibilità di un turno in sospeso può essere trasmessa rapidamente tramite sms, email o telefono. Si può anche dare la priorità ai destinatari sulla base di criteri specifici in modo da consentire a dipendenti disponibili e qualificati di offrirsi volontari per prendere in carico ore in più se lo desiderano. In questo modo, le informazioni in tempo reale di un’assenza in attesa di essere definita possono essere trattate in altrettanto tempo reale attraverso una comunicazione efficace all’interno dell’organizzazione aziendale.

Redigere registri accurati. Raccogliere e tenere tracce accurate degli orari e della presenza può aiutare le organizzazioni aziendali a prevedere quando l’assenteismo potrà raggiungere il picco. Vari strumenti di reportistica che analizzano questi dati possono aiutare i dirigenti a individuare problemi specifici per singoli dirigenti o per team che vanno incontro a una maggiore incidenza di assenze impreviste.

Le aziende informate possono quindi affrontare le cause di fondo, come ad esempio il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, oppure prepararsi alle tendenze cicliche che si possono di nuovo presentare. Le organizzazioni che controllano tali informazioni automatizzando la gestione dei permessi e delle assenze hanno il 33% in meno di straordinari non pianificati e, riducendo le ore di straordinario, ottengono una riduzione dello stipendio del 19%*.

Conclusione. Ci sono diversi modi attraverso cui un’azienda può ottenere dei vantaggi coinvolgendo i dipendenti nella procedura, fornendo allo stesso tempo ai manager una migliore comprensione e supervisione delle assenze.

Qual è stata la vostra esperienza? Avete un suggerimento da condividere su come gestire l’assenteismo?

*Fonti: Aberdeen Group, “Productivity: Managing and Measuring a Workforce,” January 2015; Aberdeen Group, “Improving Productivity and Reducing Labour Costs through Automated Absence Management,” December 2012.

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TAGS: employee satisfaction overtime attendance management Time management

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