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Policy di HR in più uffici: consigli per una comunicazione fluida

Creato da: ADP Italia on 14 luglio 2016 in Human Capital Management

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Può essere difficile applicare le policy di HR in più uffici quando ogni filiale dispone del proprio specifico ambiente. Quando un’azienda si espande in altre aree geografiche, è necessario istituire una linea di comunicazione fluida tra tutti gli uffici per far rispettare i valori che il team HR decide di trattenere o promuovere.

Lo sa bene Don Fox (1), CEO di Firehouse Subs, che ogni anno mette la visita dei negozi nell’area sudorientale degli Stati Uniti al primo posto del suo elenco di priorità. Così facendo dimostra a tutti i dipendenti che i valori base e le policy dell’azienda sono gli stessi per il personale di ogni livello.

Sebbene questo tipo di interazione personale non sia sempre possibile, i progressi tecnologici forniscono metodi utili per ottenere un sistema di supporto ottimizzato, per formare e comunicare le policy di HR alle varie filiali.

Esaminiamo i vari modi disponibili per sviluppare canali efficaci per la comunicazione delle policy di HR a più uffici:

Un playbook centrale

Un playbook unificato per l’azienda rende possibile la comunicazione uniforme delle policy di HR in tutte le sedi, indipendentemente dai valori locali. Deve spiegare con chiarezza tutte le policy provenienti dalla sede principale dell’azienda, incluse le linee guida specifiche per il management su come formare al meglio i dipendenti. Il playbook aziendale deve includere la dichiarazione degli obiettivi (“mission”) e dei valori, informazioni sul gruppo dirigente, un elenco dei reparti, policy e procedure di HR, nonché eventuali regolamenti vigenti in azienda per la protezione dei dipendenti e dell’azienda stessa.

Ad esempio, quando Boehringer Ingelheim, tra le principali aziende farmaceutiche al mondo, ha deciso di riunire tutte le policy dei dipendenti in un unico posto, ha creato un efficace manuale aziendale online che ha semplificato la comprensione dei propri sistemi e codici e li ha resi accessibili da parte dei dipendenti a ogni livello. L’obiettivo è fare in modo che questo documento sia di facile reperimento e accesso per i dipendenti in tutto il mondo.

Trovare il tempo per rapidi collegamenti

Ogni azienda dovrebbe tenere riunioni a cadenza regolare via telefono o videoconferenza, allo scopo di aggiornare e mettere in collegamento i vari uffici. Durante queste interazioni brevi e mirate i dirigenti possono diffondere policy e procedure di HR importanti, dando la possibilità ai dipendenti di fare domande e ottenere più informazioni se necessario. In queste occasioni i manager locali dovranno sottolineare che le policy di HR valgono per tutti, indipendentemente da dove si trovino fisicamente.

Alla Apple Inc. i dirigenti sono diventati molto esperti nell’uso di questa pratica. Adam Lashinsky (2), autore di “Inside Apple: How America’s Most Admired and Secretive Company Really Works”, rivela che il management di Apple trae il massimo dalle conversazioni regolari stimolando il senso di responsabilità nei partecipanti tramite l’assegnazione a ciascuno di un’attività per la riunione. Questo approccio coinvolge dipendenti con esperienze personali diverse, li unisce attorno a obiettivi comuni e fa in modo che non abbiano la sensazione di perdere tempo in una sala conferenze.

Usare strumenti di comunicazione alternativi

Che l’azienda scelga un database centrale o nuovi strumenti di comunicazione, come Chatter (Salesforce) e Yammer, per la condivisione delle informazioni, un sistema aziendale per la gestione delle comunicazioni può facilitare la comunicazione delle policy di HR tra più uffici. Può essere il modo ideale per condividere gli aggiornamenti e tenere informati i dipendenti. Dal canto loro i dipendenti possono fornire un riscontro diretto e ottenere risposta alle loro domande dal team HR.

Quando  New Seasons Market (3),  con sede nell’Oregon, è passata a contare più di 13 negozi in un breve lasso di tempo, i dirigenti si sono resi conto che era necessario un sistema di comunicazione centrale per mantenere il collegamento tra i dipendenti e le policy aziendali. Hanno creato “The Pantry”, un portale basato su tecnologia cloud che consente ai dipendenti di collegarsi con l’azienda indipendentemente da dove si trovino. Altre aziende, come Deloitte, si servono di Yammer per condividere notizie, foto e aggiornamenti delle policy.

Dare l’esempio


Per quanto possibile, il gruppo di dirigenti dovrebbe prefiggersi di condurre personalmente una breve sessione di formazione su un argomento di HR. La formazione può concentrarsi sulla policy e sui motivi della sua importanza mentre il management di filiale può sostenerne l’obiettivo sorvegliando le prestazioni collettive e l’aderenza.

Se non possono essere presenti di persona tanto quanto vorrebbero, i dirigenti possono affidarsi a video o blog per comunicare direttamente con i dipendenti in altre aree geografiche. Se i dipendenti assistono alla dimostrazione pratica delle policy di HR, si sentiranno più incoraggiati a seguirne l’esempio. Shawn Jenkins (4) ad esempio, CEO di Benefitfocus, una società SaaS per la gestione dei benefit con sede a Charleston (Carolina del Sud), condivide regolarmente i propri ideali nel suo blog aziendale.

Quando l’azienda continua a crescere, facilitare la comunicazione delle policy di HR e la relativa formazione in ogni sede diventa un fattore fondamentale, per avere la certezza che i valori essenziali dell’azienda vengano costantemente rispettati.

 

FONTI:

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TAGS: comunicazione aziendale personale eterogeneo Policy di HR policy di HR in più uffici

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